Så här ser projektledning ut på Syncronisera
Alla projekt har i princip samma faser, det är inte rocket science.
Det finns 3 skeden
Nej, det finns egentligen 5-6 skeden om man skall vara petig. Det börjar med att det finns en idé eller ett behov, det är den stund ett projekt gryr, när man fortfarande har 100% påverkan och alla möjligheter i världen.
Sen följer en fas där man ringar in VAD det skall bli, man slår fast omfattning och kvalitet, programskedet. Här kan det vara aktuellt med förstudier av olika slag, undersökningar och utredningar. Vi samlar dem information som krävs för att beställaren skall kunna ta rätt beslut i början av projektet. Här måste vi även prata om entreprenadform och ersättningsform. I byggbranschen brukar vi prata om Ramhandling, den blir till i detta skedet.
Syncs uppgift i detta skede är att samordna den information som finns och konkretisera beställarens önsken/behov samt upprätta en budget för projektet. Ofta har arkitetkten ett finger med i spelet, det är ett skapande skede.
Nästa skede är när vi skall bestämma HUR saker skall göras och VEM som skall göra dem. I byggbranschen kallar vi projekteringsskedet, det kan vara lite förvillande eftersom vi projekterar en del även i det förra skedet. Här vill vi ha fram en färdig bygghandling, i det perfekta drömprojektet så är allting bestämt här, inga osäkerheter kvarstår och risken för överraskningar är nära noll.
Sync utför Projekteringsledning där vi samordnar och styr projekteringen vad gäller tid och omfattning. Till vår hjälp har vi arkitekt, konstruktör, sakkunniga konsulter för bland annat ljud-, brand-, el- och VVS-frågor.
Sista skedet av de tre är själva byggskedet. det är då det händer, det är då det syns resultat. Men när bygget börjar då är projektet redan halvvägs för vår del, arbetet fram till byggstart är helt avgörande för slutresultatet. Under byggtiden utför vi Byggledning och då med fokus på tidplan, ekonomi och kvalitet.
Vi håller byggmöten och ekonomimöten, vi besöker arbetsplatsen frekvent och samordnar slutbesiktningen när det drar ihop sig.
Ok, så efter bygget så finns minst ett skede till. Vi tycker det är ett skede, en jurist tycker det är ett enskilt tillfälle. På ganska många tidplaner står det som en milstolpe – Inflyttning.
Har man tagit sig igenom några byggprojekt så vet man att en inflyttning inte har några skarpa kanter och att entreprenören inte kan räkna med att packa och dra och sen aldrig mer fundera på det bygget. Sannolikt har vi redan under projektet lärt känna hyresgästen eller köparen, när de flyttar in börjar den fasen som är själva orsaken att projektet överhuvudtaget startade – brukstiden. Användandet av byggnaden – orsaken till att vi byggt något alls.
Upphandling och entreprenadformer
Upphandling av entreprenader skall klämmas in någonstans här, lite beroende på vilken entreprenadform och ersättningsform man valt.
Är det en totalentreprenad (vilket är ett kasst ord, ordet funktionsentreprenad är mycket bättre) enligt ABT06 så är det efter Ramhandlingen som är underlag för upphandlingen, då skall entreprenören göra färdigprojekteringen. Om det är en Utförandeentreprenad enligt AB04 så sker upphandlingen med den färdiga bygghandlingen som underlag.
En utförandeentreprenad i sin renaste form är ett under av perfektion i projekteringen, allt finns med. Entreprenören skall strängt taget bara följa handling och inte tänka själv på annat än själva utförandet. Beräkningar, dimensionering och problemlösning är helt klart redan från byggstart.
(Sync Blog har utrett detta på ett mer populistiskt vis)
Att välja ersättningsform är inte helt självklart. Utgångspunkten är nog alltid att man köpa på fast pris, men så är det inte alltid. Man måste se till projektets komplexitet och tillgången på dugliga entreprenörer. Om projektet är kalkylerbart och rationellt så är det en vinst för alla att gå på fast pris, entreprenören kan få ett bra ackord och beställaren kan sova lugnt utan överhängande risk.
Är jobbet svårbedömt och krångligt däremot så kan det vara bättre att handla upp en väl renommerad entreprenör på löpande räkning och i stället satsa på att ge honom bästa möjliga förutsättningar att utföra jobbet. Då slipper man köpa ett fast pris med mycket risk inlagt i kalkylen, risken behåller beställaren själv.
Ekonomi
Hela vägen genom ett byggprojekt så fortgår arbetet med ekonomin. På idéstadiet måste överslagsräkningen börja och när Ramhandlingen spikas så har vi satt en projektbudget med mer eller mindre säkra siffror. I det läget är vårt MåsteBordeVillSkullekunna-diagram värdefullt.
Efter upphandlingen av entreprenaden så handlar det om uppföljning och i viss mån styrning, det är inte sällan som ÄTA beror mer på beställarens nya idéer (=programändringar) än på oförutsedda händelser. Läs mer om det här.
Syncronisera styr mer eller mindre hårdhänt mot en budget, i projekteringsskedet genom att hålla hårt i tyglarna för drömmande beställare och kreativa konsulter. I byggskedet styr man genom att ha genomgångar med entreprenören regelbundet, dock skall man veta att det där är ytterst svårt att göra annat än förlora så lite som möjligt, möjligheterna att spara är i princip borta.
Besiktning
I det fall Syncronisera är projektledare så utför vi inte själva besiktningen, däremot samordnar vi även de här skedet. Du kan läsa mer om entreprenadbesiktningar här.
Kvalitet och kontroll
I det fall Syncronisera är Kontrollansvarig så gäller numera vissa i förväg bestämda kriterier. De som tidigare mest var en administrativ börda som man kunde lösa ett år efter bygget var klart måste nu funka direkt, så egenkontrollplaner från projektörer och entreprenörer skall fram direkt. Det är en viktig rubrik på byggmötet och ett krav för att släppa iväg betalningar.
Annars är vi inte överdrivet entusiastiska över kvalitetssystem, rent generellt. Byggbranschen har mängder med system och rutiner som används dåligt eller inte alls. När det är så då lurar man sig själv och omgivningen att allt är lugnt – Vi har ett kvalitetssystem! Det säger ingenting.